İzleme ve Değerlendirme Birimi (İDB), Ajans tarafından hazırlanan plan ve programların ve desteklenen projelerin izleme ve değerlendirilmesi amacıyla gerekli bilgilerin toplanması, analizi, bildirimi ve kullanılması hususunda çalışmalar yapar. Destekleme faaliyetlerinin verimlilik, etkinlik, yaratılan etki ve sürdürülebilirliğinin düzenli aralıklarla takip edilmesini sağlar. Bu nedenle destek programları çerçevesinde başarılı olup, sözleşmesi imzalanan projelerin uygulanması, izlenmesi, yasa ve usullere uygunluğunun kontrolü, proje sahibinin sorunları ve ihtiyaçları ile yakından ilgilenir. Uzman Personel arasından Birim Başkanı Uzman Personel Genel Sekreterce seçilir ve Yönetim Kurulu onayıyla görev yapar. İzleme ve Değerlendirme Birimi’nin görevleri aşağıda sıralanmaktadır:
- Genel Sekreterin talep ettiği projelere, sözleşme öncesi ön izleme ziyaretlerini yapmak ve bu ziyaretlerde yapılacak projenin risk ve ihtiyaç analizlerine göre ön ödeme miktarını belirlemek,
- Proje sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri hazırlamak, sözleşme imzalanması sürecine aktif olarak katılmak,
- Sözleşmelerin imzalanmasını müteakip, sözleşme bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek, yararlanıcının uygulama kapasitesini değerlendirmek ve yararlanıcı ile birlikte proje uygulamasına ilişkin bir yol haritası hazırlamak ve bunlara binaen ön ödeme yapılmasının uygunluğu görüşünü Muhasebe ve Ödeme Birimine bildirmek,
- Projelerin uygulama ve izleme sürecine ilişkin olarak proje sahiplerine eğitimler vermek,
- Bilgi sisteminin genel koordinasyonunu sağlamak,
- Proje sahiplerini projenin uygulanması ve bilgi sisteminin etkin kullanımına yönelik bilgilendirmek,
- Proje uygulama ve izleme faaliyetleri kapsamında elde edilen verilerin bilgi sistemine aktarılmasını sağlamak,
- Proje sahiplerinin projelerin uygulama aşamasındaki sorularını yanıtlamak, sıkça sorulan sorulardan oluşan bir listeyi cevapları ile birlikte Ajansın internet sitesinde yayınlamak,
- Sözleşme yükümlülüklerinin yerine getirilmesini sağlamak ve projelerin sözleşmelerde belirtilen kural ve usullere göre uygulanmasını temin etmek,
- Sözleşme değişikliği, feshi, erken uyarı raporları ile düzeltici tedbirler ve usulsüzlük hakkında işlemleri gerçekleştirmek ve geri ödemelerin gerektiği durumlarda Muhasebe ve Ödeme Birimini bilgilendirmek,
- Proje sahiplerinin ödeme taleplerini teknik açıdan değerlendirmek ve uygun bulunması durumunda ödemelerin zamanında yapılabilmesi için Muhasebe ve Ödeme Birimine görüşünü iletmek,
- Projelere izleme ziyaretleri gerçekleştirmek,
- Proje sahiplerine, uygulamada karşılaştıkları problemlerin çözümüne yönelik destek vermek,
- Desteklenen projelerle ilgili değerlendirme raporları (altı aylık ve yıllık) hazırlamak,
- Proje ve faaliyet uygulamalarının yoğun olduğu dönemlerde, Ajans uzmanlarının yeterli olmadığı durumlarda, Yönetim Kurulu Başkanının talebi ve ilgili kurumların uygun görmesiyle, yararlanıcı konumunda olmayan kamu kurum ve kuruluşlarından izleme faaliyetlerinde görev yapmak üzere ilave personel görevlendirilmesini temin etmek,
- Tamamlanan projelerin sonuçlarını ve etkilerini değerlendirmek,
- Destek programlarının ve projelerin değerlendirilmesine yönelik performans/başarı gösterge setinin belirlenmesine katkı sağlamak,
- Çeşitli kaynaklardan elde edilecek verileri ve değerlendirme anketleri sonuçlarını kullanarak, programların ara dönem, nihai ve etki değerlendirmelerini yapmak, bu değerlendirme sonuçlarını Yönetim Kuruluna ve T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na raporlamak
- Birimi ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak,
- Genel Sekreterlikçe verilecek ek ve ikiz görevleri yapmak.